Offline Files, Work Folder oder OneDrive for Business?

Offline Files, Work Folder oder OneDrive for Business?

Diese Frage stellt sich immer häufiger.

Welches Pro und Contra gibt es nun – dies werde ich in diesem Artikel betrachten.

Offline Files

Pro

Home-Verzeichnisse in Kombination mit per Folder Redirection umgeleiteten Ordnern (Eigene Dateien / Desktop) ermöglichen es der IT, die Daten der Anwender zentral zu sichern. Der Anwender muss jedoch mit dem Firmennetzwerk verbunden sein um die Daten nutzen zu können. Für mobile Anwender wurde daher die Funktion der Offline Folder entwickelt, um diese Daten auch offline nutzen zu können.

Contra

Die meisten Probleme entstehen dadurch, dass bei der Nutzung von Offline Files die Daten in einem lokalen versteckten Cache abgelegt werden. Die Struktur und Ansicht der Daten werden auf dem File Server gespeichert. Es gibt keine einfache Möglichkeit den Inhalt des Cache anzuzeigen. Die Ansicht der Daten kann unterschiedlich sein wenn der Anwender Online oder Offline ist. Für die Synchronisation mit dem File Server außerhalb des Firmennetzwerks ist eine VPN Verbindung notwendig. Offline Files sind nur auf Windows Clients verfügbar.
 

Work Folders

Work Folders sollen nun genau diese Lücken schließen.

• Es gibt keinen versteckten Cache auf den Systemen, die Daten liegen „ganz normal“ auf der lokalen Festplatte.
• Durch die Nutzung von neuen Technologien wie Active Directory Federation Services (AD FS) and Web Application Proxy (WAP) kann die Synchronisation auch ohne VPN Verbindung erfolgen.
• Work Folders können auch mit „non Windows Clients“ genutzt werden. Weitere Clients für z.B. Windows 7,  iPad und iPhone sind verfügbar.
• Die lokalen Daten des Work Folders werden verschlüsselt abgelegt und können per „wipe“ zentral gelöscht werden.
• Für „unmanaged devices“ (BYOD) kann eine Passwortrichtlinie erzwungen werden.
• Die Datenübertragung erfolgt über eine mit SSL verschlüsselte Verbindung. 

Work Folders sind primär zur Speicherung perönlicher Daten gedacht. Eine Vergabe von Berechtigungen für weitere Personen ist nicht vorgesehen.
 

OneDrive for Business

Möchte man gemeinsam an Dokumenten arbeiten, so ist der eigene Work Folder nicht der optimale Ablageort. Für Office365-Kunden bietet sich hier die Möglichkeit OneDrive for Business zu nutzen. Hier können Daten für andere Nutzer zur gemeinsamen Bearbeitung freigegeben werden. Der weitere Funktionsumfang ist ähnlich wie bei den Work Folders, die Daten liegen lokal auf der Festplatte, die Datenübertragung erfolgt ohne VPN Verbindung und ist verschlüsselt und es gibt Clients für z.B. Android oder iPhone.

Die richtige Entscheidung zu treffen ist hier sicherlich nicht leicht. Bei Umgebungen, die Offline Folder im Einsatz haben, lohnt es sicherlich, die neuen Möglichkeiten genauer zu betrachten. Vielleicht lohnt sich ein Umstieg.