Um die Suchergebnisse in Outlook zu optimieren, können verschiedene Parameter verwendet werden.
Die Syntax ist wie folgt aufgebaut:
1 |
Suchoperator:Suchbegriff |
Es gibt neben den speziellen Suchoperatoren auch die Möglichkeit in Outlook logische Operatoren zu verwenden. Im Folgenden eine Übersicht:
Index
Logischen Operatoren für die Suche
Suchoperator | Beispielsuche | Ausgabe von Elementen (Mails), die |
Max Mustermann | Max, Mustermann oder Max Mustermann enthalten | |
UND | Max UND Mustermann | Max, Mustermann oder Max Mustermann enthalten |
ODER | Max ODER Mustermann | Max oder Mustermann enthalten, aber nicht beides |
NICHT | NICHT Max | Max nicht Enthalten |
“ „ | „Max Mustermann“ | exakt die Zeichenkette „Max Mustermann“ enthalten |
Weitere Einschränkungen der Suchergebnisse werden durch vorangestellte Suchoperatoren erzielt.
Spezielle Suchoperatoren zum Verfeinern der Suche in Outlook
Absender und Inhalt
Suchoperator | Beispielsuche | Ausgabe von Elementen, die |
von: | von:“Max Mustermann“ | von „Max Mustermann“ an uns gesendet wurden |
cc: | cc:“IT-Helpdesk“ | in Kopie an „IT-Helpdesk“ gesendet wurden |
an: | an:info@firstattribute.com | an die Adressde info@firstattribute.com durch uns gesendet wurden (Such im Ordner Gesendete Objekte) |
Betreff: | Betreff:dringend | „dringend“ im Betreff stehen haben (nicht bei Outlook 2010 und älter) |
Thema: (=Betreff) | Thema:dringend | „dringend“ im Betreff stehen haben |
Inhalt: | Inhalt:Angebot | „Angebot“ im Textkörper stehen haben |
Weitere Hinweise zum Unterschied von Betreff und Thema weiter unten.
Anhang und Größe der Mail
Suchoperator | Beispielsuche | Ausgabe von Elementen, die |
hatanlagen: | hatanlagen:ja | eine Anlage / einen Anhang haben |
anlage: | anlage:presentation.pptx | als Anlage die Datei presentation.pptx haben |
größe: | größe:<5KB | kleiner als 5KB sind (größe erfordert <,> oder =) |
nachrichtengröße: | nachrichtengröße:groß | zwischen 100 und 500 KB liegen |
Datum und Fälligkeiten
Suchoperator | Beispielsuche | Ausgabe von Elementen, die |
gesendet: | gesendet:1.12.2013 | am 1.12.2013 gesendet wurden (Suche in Gesendete Objekte) |
empfangen: | empfangen:gestern empfangen:Dienstag empfangen:November | gestern empfangen wurden. am Dienstag empfangen wurden. im November empfangen wurden. |
gelesen: | gelesen:nein | noch nicht gelesen wurden |
Betreff: Thema: | Betreff:dringend Thema:dringend | „dringend“ im Betreff stehen haben (Betreff: erst ab Outlook 2013) |
istmarkiert: | istmarkiert:wahr | zur Nachverfolgung markiert sind |
fällig: | fällig:letzte Woche | bis zur letzten Woche fällig waren, zur Nachverfolgung markiert sind |
Einfache Suchparameter (Zeit)
Mit einfachen Suchparametern kann die Suche bereits grob eingegrenzt werden. Diese sind vor allem hilfreich, wenn bestimmte Zeitpunkte oder Zeiträume eingegrenzt werden. Der jeweilige Parameter wird einfach in das Sofortsuchfeld in Outlook eingegeben. Typische einfache Suchparameter für die Zeit sind:
gestern, heute, morgen, letzte Woche, diese Woche, vergangenen Monat, dieses Jahr, Montag, Dienstag … Sonntag, Januar, Februar … Dezember
Kombinierte Suchanfragen
Es ist ebenfalls möglich verschiedene Parameter zu kombinieren. Die Outlook Suche wird dadurch noch spezifischer. Im Beispiel wollen wir
Alle Emails von einer bestimmten Person mit Anlage anzeigen
von:jens hatanlagen:ja
Unterschiede Betreff und Thema in der Outlook-Suche
Immer wieder kommt die Diskussion zum Unterschied zwischen Thema und Betreff auf. Aus diesem Grund ein kurzer Vergleich
Pierre schrieb dazu in einem Kommentar, dass in Outlook 2016 der Suchoperator „Thema“ nur mit dem lokalen Cache, während hingegen „Betreff“ mit dem Server-Cache verwendet werden kann.
Das Suchtool im Outlook verwendet stur den Suchoperator „Thema“.
Ich konnte dies bisher nicht nachvollziehen, in beiden Anfragen schien Server-Cache einbezogen gewesen zu sein.
Fakt ist aber, dass unterschiedliche Ergebnisse mit den Parametern erzielt werden:
Thema: Kugelschreiber
Sucht man nach dem Thema Kugelschreiber erhalte ich
- 5 Ergebnisse (4 E-Mails und 1 Konversation)
- 2 Treffer mit „Kugelschreiber“ im Betreff
- ältester Treffer 2 Jahre 8 Monate
Betreff: Kugelschreiber
Bei der Suche man dem Betreff Kugelschreiber erhalte ich
- 8 Ergebnisse (8 E-Mails)
- 8 Treffer mit „Kugelschreiber“ im Betreff
- ältester Treffer 2 Jahre 9 Monate
Für weitere Hinweise sind wir immer dankbar.
Allgemeiner Hinweis: Microsoft verwendet die Bezeichnung Schlüsselwort: Wert für Suchkriterien
Weitere Schlüsselwörter für Kalender, Mails oder Adresssbücher in der Outlooksuche gibt es hier.
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